ActivitÉ-bÉnÉfice au profit du Y des femmes
Tout le monde peut organiser une activité-bénéfice pour le Y des femmes : écoles, associations, entreprises, amis, familles.
Quelle que soit l’envergure de votre activité et les sommes recueillies, chaque dollar est important pour les 16 000 filles et femmes qui fréquentent chaque année les programmes du Y des femmes! Voici de l’information sur les possibilités et la marche à suivre.
Pour toute question, veuillez communiquer avec :
Johane Fortier
Coordonnatrice, événements et activités de financement
(514) 866-9941 poste 239
jfortier@ydesfemmesmtl.org
Vous désirez vous joindre à une activité inscrite à notre calendrier? Appelez-nous au (514) 866-9944 pour obtenir toutes les informations!
18 avril 2010 Course 21k de Banque Scotia
09h00 Ile Sainte-Hélène
4 octobre 2010 Prix Femmes de mérite
-------- Hyatt Regency Montréal
Types d’activités-bénéfice
Plusieurs types d’activités sont possibles, selon vos intérêts et ceux de votre public-cible. En voici quelques-unes :
- Toutes les activités « o-thon » : marche-o-thon, nage-o-thon, cyclothon, danse-o-thon, lave-o-thon;
- Spectacles : concert, pièce de théâtre, danse, chant;
- Expositions artistiques, vernissages, ouvertures de bureau, visites guidées, défilé de mode;
- Tournois et événements sportifs : golf, quilles, soccer, basketball, hockey, marche, course, bicyclette, ski, ascension d’étages au bureau par les escaliers, rallye;
- Repas-bénéfices : barbecue, dîner-spaghetti, pique-nique, pause-café, petit-déjeuner, vins et fromages, cocktail;
- À la maison : chaque invité offre un don à la Fondation Y des femmes plutôt que d’offrir un cadeau à l’hôte;
- Journées thématiques : activité lors de la journée internationale de la femme (8 mars)
- Ventes : mets cuisinés, artisanat, livres, bijoux, vente de garage
Marche à suivre
Peut importe l’ampleur de l’activité que vous désirez organiser au profit de la Fondation Y des femmes, la clé du succès est dans une organisation sans faille.
Cliquez ici pour obtenir le formulaire d’inscription à remplir et à retourner à la Fondation.
Avant l’activité
1. Formez un comité organisateur.
- Entourez-vous de gens enthousiastes et dynamiques;
- Faites une session de remue-méninges pour organiser une activité du tonnerre!
- Préparez un échéancier précis de votre activité;
- Établissez clairement les rôles et les responsabilités de chacun.
2. Fixez-vous un objectif financier.
- Établissez un objectif financier concret et facilement mesurable;
- Soyez réaliste quant à vos attentes et n’oubliez que chaque dollar est important pour la Fondation!
3. Choisissez le bon type d’activité.
- Il existe une foule d’activités que vous pouvez organiser, l’important est de choisir celle qui plaira à votre public-cible et vous donnera les meilleures chances de succès;
- Vous devez prendre en compte le nombre de personnes qui feront partie du comité organisateur, le temps disponible et les aptitudes de chacun.
4. Déterminez vos publics-cible.
- À qui s’adresse votre activité? Votre famille, vos voisins, vos clients, vos employés, le grand public?
- Est-ce que l’activité prévue rejoindra leurs intérêts?
- Combien de participants désirez-vous accueillir?
5. Communiquez avec la Fondation.
- Appelez Johane Fortier au (514) 866-9941 poste 239 pour discuter de votre projet. Nous sommes là pour vous guider!
- Cliquez ici pour obtenir le formulaire d’activités-bénéfice et transmettez-le à la Fondation pour faire approuver votre activité.
6. Préparez un budget complet.
- Identifiez soigneusement toutes les dépenses reliées à l’organisation de votre activité;
- Trouvez des commandites, faites appel à vos fournisseurs, négociez des rabais sur les prix, obtenez du prêt d’équipement ou de salle pour réduire vos dépenses au maximum.
7. Fixez la date et réservez le lieu de votre activité.
- Choisissez une date qui convienne aux membres de votre comité organisateur et à votre public-cible;
- Donnez-vous assez de temps pour bien organiser votre activité;
- Réservez longtemps à l’avance le lieu de votre activité et assurez-vous de connaître tous les besoins logistiques.
8. Procurez-vous les assurances et permis nécessaires.
- Selon l’activité choisie, il est possible que vous ayez besoin d’un permis ou d’une assurance;
- La Fondation peut vous conseiller, appelez-nous!
9. Faites la promotion de votre activité selon le public-cible.
- Informez votre public-cible de votre activité;
- Plusieurs moyens sont disponibles : affiches, envois de courriels, dépliants, bouche à oreille, envoi d’invitations, publicités dans les médias locaux, etc.;
- Effectuez le suivi de vos invitations pour maximiser le nombre de participants.
Pendant l’activité
10. Informez-nous à l’avance si vous désirez qu’une représentante de la Fondation Y des femmes soit présente.
11. Assurez-vous qu’une personne prenne des photos de votre activité.
Après l’activité
12. Faites le bilan financier de votre activité.
- Il pourra vous être utile dans l’organisation d’une prochaine activité.
13. Remettez rapidement les fonds à la Fondation.
- Transmettez-nous les sommes générées par votre activité dans les 45 jours;
- Si vos participants veulent obtenir un reçu pour déclaration fiscale, remettez-nous leurs coordonnées complètes au même moment. Nous émettrons un reçu selon les normes de l’Agence du Revenu du Canada.
14. Transmettez vos photos à la Fondation pour des fins de diffusion.
15. Dites merci.
- Remerciez tous les participants, les commanditaires et les bénévoles de votre activité;
- Informez-les des montants recueillis et du succès remporté par votre activité.